Mail merge
atau surat masal adalah
salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan
dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan
nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita.
Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju,
cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka
nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format
surat tadi.
Tidak hanya
format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format
yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka
mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang
dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya,
setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang
telah dibuat.
Untuk membuat
mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :
- Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
- Klik
ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step
by Step Mail Merge Wizard
- Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
- Pada
Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada
bagian bawah untuk melanjutkan.
- Pilih Use
the current document kemudian klik Next
- Pada
pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type
a new list kemudian klik Create.
- Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Klik Customize
columns
- Pilih
filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom
terhapus.
- Untuk
membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan
kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
- Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
- Jika
dirasa sudah cukup klik OK
- Muncul
jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan
sampai selesai, kemudian klik OK
- Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
- Simpan
pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
- muncul
daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri
tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai
kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list
tersebut.
- Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
- Sampai
disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk
dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.
- Pada
pilihan write your letter, pilih More item
- Pada
jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert
- Ulangi
langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga
tampilannya akan seperti dibawah ini.
- kemudian
klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan
atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
- Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
- Terdapat
dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual
letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung
dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data
akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih
sesuai kebutuhan.
Jika sebelumnya saya telah membuatkan panduan menggunakan mail merge pada microsoft word versi klasik yaitu versi sebelum 2007 (office xp atau 2003). sekarang saatnya saya membuatkan panduan untuk microsoft word versi 2007. seperti yang sudah diketahui oleh pengguna microsoft office 2007, banyak sekali perubahan tampilan toolbar pada microsoft word 2007. Bagi mereka yang agak malas atau mungkin tidak punya banyak waktu untuk belajar memahami word 2007 mungkin akan lebih baik kembali ke microsoft word versi klasik yang dirasa toolbar nya sudah familliar dengan mereka.
Cara membuat data dengan fasilitas mail merge pada microsoft word 2007 langkahnya tidak jauh berbeda jika bandingkan dengan microsoft word versi klasik, seperti yang telah saya sebutkan di atas tadi, microsoft word 2007 toolbarnya sangat berbeda dengan versi klasik. jadi di sini saya akan memandu menemukan toolbar-toolbar baru untuk penggunaan fasilitas mail merge.mari kita mulai belajar bagaimana penggunaan mail mergei pada microsoft word 2007.1. bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.
2. setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini. Untuk teks yang saya beri tanda kurung seperti <nama>, <alamat>, dan <kota> itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.
3. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.
4. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge Wizard…
5. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document ,
6. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients
7. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada Create …
8. setelah kamu klik tombol create, Jendela New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns
9. Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,
10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.
11. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini “nama”, “alamat”, dan “kota” )
12. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik tombol OK
13. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombol OK
14. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.
15. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok
16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>. kita mulai dari <alamat> dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.
17. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.
18. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
19. Untuk merubah kode <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon Preview Result
20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.
sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga panduan di atas mudah dipahami.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar